Omien yritystietojen lisääminen laskutuspalveluun
Ensimmäisellä kerralla sisään kirjautuessa, tai näitä tietoja myöhemmin muutettaessa, valitaan ensin yläriviltä ASETUKSET ja pudotusvalikosta YRITYSTIEDOT (RAPORTIT).
Syötä tarvittavat yritystiedot.
TÄHÄN KUVA 1!! YRITYSTIEDOT
Yritystietojen jälkeen syötä laskutusparametrit. Päävalikosta valitaan laskutus ja sitten pudotusvalikosta parametrit.
Esimerkkikuvassa näkyvät rivit on oltava täytettyinä.
TÄHÄN KUVA 2!! LASKUTUSPARAMETRIT
Asiakastietojen syöttö
Laskutuskentän pudotusvalikosta valitaan ylimmäinen vaihtoehto ”Asiakas laskutustiedot”. Jo olemassa oleva asiakas haetaan painamalla ”Asiakas haku” ja uusi asiakas lisätään painamalla ”uusi”.
TÄHÄN KUVA 3!! ASIAKAS
Valtuutukset
Valitaan vaakavalikosta valtuutukset. Valtuutus tulee olla kaikilla asiakkailla! Esimerkkikuvassa näkyvät kohdat pitää olla täytettynä, jos käyttöön tulee E-lasku. Voimassaolo-kenttään valitaan päivämäärä, josta alkaen laskutus on voimassa. Kun jälkimmäinen kenttä jää tyhjäksi, on laskutus voimassa toistaiseksi. Laskutusvaihtoehdot ovat: paperilasku, E-lasku, suoramaksu tai sähköpostilasku.
TÄÄ KPL PITÄÄ SELKOSUOMENTAA, EN YMMÄRRÄ MITÄ TÄSSÄ HALUTAAN SANOA..
E-lasku valtuutukset: Ohjelma syöttää (tiedot haetaan Ri-sanomina) viikoittain perjantaihin klo. 10 mennessä automaattisesti ??SYÖTTÄÄ MITÄ?? asiakkaille, jotka ovat tehneet e-laskuvaltuutuksen!
Jos laskutuslisä muuttuu kun asiakas tekee e-lasku valtuutuksen, on laskutuslisä muutettava niille, joiden valtuutus on muuttunut. Muuttuneet valtuutukset löydät Laskutus/Raportit/Ri-sanomien purku. Perjantain (MINKÄ PERJANTAIN?) pvm. hakuun, joiden laskutuslisää ei ole vielä tarkastettu.
TÄHÄN KUVA 4!! ASIAKAS JA VALTUUTUKSET
Alemmassa kuvassa on tehty paperilaskuvaltuutus, joka vaihtuu E-laskuksi. Kuvassa paperilasku on laitettu päättymään 4.12.2017, jonka jälkeen valtuutus vaihtuu suoraan E-laskuksi (Huomaa päivämäärät).
TÄHÄN KUVA 5!! YLLÄ OLEVA TEKSTI ILMEISESTI TÄMÄN ”KUVATEKSTI”
Jaksoveloitustietojen syöttäminen
TÄHÄN KUVA JAKSOVELOITUS!!
Valitaan vaakavalikosta jaksoveloitus.
Asiakkaalle haetaan suurennuslasilla haluttu tuote ja tallennetaan rivi. (HUOM! Tuoterivin pituus voi olla maksimissaan 36 merkkiä pitkä. Jos merkkejä on enemmän, tuoterivi ei tallennu!)
Tallentamisen jälkeen tuoterivi siirtyy alas. Muut tuotteet lisätään samalla tavalla. Syötä voimassaolotiedot ja tallenna.
Tuotetietojen muuttaminen
Jos myöhemmin jonkin tuotteen tietoja halutaan muuttaa tai tuote halutaan poistaa, klikkaamalla tuotetta se nousee ylös muokattavaksi. Muutosten jälkeen tallenna tuote uudelleen. Muuta tarvittaessa tuotteelle haluttu erikoishinta.
Kertaveloitustuotteen lisääminen
Alla olevassa kuvassa asiakkaalle on lisätty kertaveloitustuote – lapsiparkki. Asiakkaalla on siis kuntosali 24/7 voimassa toistaiseksi, jonka lisäksi hänelle on tehty kertaveloitus lapsiparkista.
Kertaveloituksessa laskutusväliksi valitaan 0 päivää. Kertaveloitus on esimerkissä laitettu lähtemään samaan aikaan, kuin kuntosali 24/7:n jaksoveloitus.
Käytä alla olevan esimerkin mukaisesti veloituksen voimassaolopäiviä. Veloituspäivästä muutama päivä lisää, niin lähtee vaikka jaksolaskutus ajettaisiin vasta seuraavana päivänä.
Voit käyttää myös kertaveloitus ruksia, jolloin voimassa-päivämäärät ovat automaattisesti samat.
Yksittäisen laskun voit myös lähettää erikseen jaksolaskutus toiminnolla. (Katso Yksittäinen lasku -otsikon alta ohje tähän). Laita silloin seuraavaksi laskutuspäiväksi kuluva pvm. ja muodosta aineisto Laskutus pvm ja Jakso alku ja loppu sama pvm. TÄÄ KPL ON KANS VÄHÄN HEPREAA VARSINKIN LOPPU!!
TÄHÄN TAAS KUVA!!
Yksittäinen lasku
Yksittäinen lasku tehdään kuten jaksoveloitettava. Laskutuspäiväksi laitetaan kuluva päivän (jos halutaan lähettää lasku erikseen) ja ruksataan ruutuun kertaveloitus.
Esikatsele lasku, muodosta aineisto Jaksolaskutus ajalta ko. päivä-ko.päivä ja lähetä siirtoaineisto!
Hyvityslasku
Hyvityslasku tehdään valikon Laskutus –> Tee lasku kautta. Kirjoita sen laskun numero, jolle hyvitys kohdistuu ja hae asiakas. Paina Tee hyvityslasku.
TÄHÄN HYVITYSLASKUKUVA!
Hyvityslasku lähtee normaalisti Ropo-palveluun, kun tallennat sen ja siirrät reskontraan.
Jos kyseessä Lasku, joka ei mennyt Ropolta läpi hyvitys, ei sitä tule lähettää Ropolle, vaan se tallennetaan manuaalisesti Kulkuri Laskutus reskontraan. EI YMMÄRRÄÄÄÄÄ
Hyvityslaskun summaa ja päivämäärää voi muuttaa ja kirjoittaa tuoteriville lyhyesti, miksi lasku hyvitetään. Tuoterivin pituus voi olla maksimissaan 36 merkkiä. Jos merkkejä enemmän ei tuoterivi tallennu!
Laskun maksu liikuntaseteleillä/ ennakkomaksut
TÄMÄ OSIO MUOKKAAMATTA; PITÄÄ KESKITTYÄ
Kassaohjelmalla voitte tehdä suorituksia laskuille.
Maksaa tuleviin laskuihin suorituksen:
-Hae asiakkaan nimi.
- Laita: Lisää laskutussaldoa kenttään eriteltynä maksettava summa ja paina rivi valmis ja valitse maksutavat, joista summa muodostuu, kuten normaalissa kassatapahtumassa.
- Kun alarivissä 0,00 paina kuitti valmis ja
- Suoritus siirtyy automaattisesti tulevalle laskulle, näkyy myös asiakkaan lasku erittelyssä
- Suoritus näkyy myös asiakkaan omissa tiedoissa Asiakastaulussa Saldona
- Saldo kuittaantuu pois seuraavan (vien) laskujen yhteydessä, ei siis vaadi teiltä mitään toimenpiteitä
Kassa ohjelmalla voit myös tehdä suorituksen avoimelle laskulle. HUOM!
Tätä käytettäessä tulee tieto ilmoittaa myös Ropolle, sillä tieto ei siirry heidän reskontraan.
Eli kannattaa käyttää aina kun mahdollista maksu tuleviin laskuihin tapaa, jolla tietty myös sitoutetaan asiakkuutta pidemmäksi ajaksi
Vois siis myös: Maksaa avoinna olevaan laskuun suorituksen: - Hae Suoritus laskulle kohdasta asiakkaan nimellä oleva avoin lasku.
- Laita a`hinta kenttään maksettava summa ja valitse maksutavat, joista summa muodostuu, kuten normaalissa kassa tapahtumassa.
- Kun alarivissä 0,00 paina kuitti valmis ja
- Suoritus siirtyy automaattisesti ko. laskulle, ja näkyy myös lasku erittelyssä asiakkaalle.
Jaksolaskutuksen lähettäminen
Huom! Ponnahdusikkunoiden tulee olla sallittu!
Valitaan vaakavalikosta laskutus ja pudotusvalikosta jaksolaskutus.
Valitse laskutuspäivä ja eräpäivä. ”Jaksolaskutus ajalle” alkaen-kohtaan tulee edellisen jakson päättymispäivää seuraava päivä ja asti-kohtaan jakson eräpäivä. Esikatsele ja tarkista aineisto aina ennen, kuin muodostat aineiston!
Tee tarvittavat korjaukset kunkin asiakkaan kohdalla erikseen ennen kuin muodostat aineiston.
Jos esikatselussa aineisto oli ok, paina muodosta aineisto. Aineiston muodostamisen jälkeen uuteen ikkunaan aukeaa jaksoveloitusaineiston yhteenveto.
TÄHÄN KUVA JAKSOLASKUTUS VÄLIOTSIKON ALTA!!
Myös yksittäisen laskun voi lähettää em. toiminnolla. Silloin seuraavaksi laskutuspäiväksi, sekä jakson aloitus- ja lopetuspäiväksi laitetaan kuluva päivä. Lopuksi muodostetaan aineisto.
Siirtoaineiston tekeminen/lähetys
MUOKKAUSTA VAILLA; PITÄÄ TAAS KESKITTYÄ MITÄ TÄSSÄ HALUTAAN SANOA!!Kun siirtoaineisto on muodostettu, valitaan laskutusvalikosta siirtoaineisto.
Valitse haluamasi erä = laskunnumerot (numero),( jotka tulevat automaattisesti näkyviin viimeeksi muodostetusta jaksolaskutusaineistosta,) jonka haluat lähettää eteenpäin ja paina Muodosta xml-aineisto ja lähetä laskuttajalle Painiketta, odota kunnes aukeaa yhteenveto siirtoaineistosta. Voit myös halutessa tulostaa siirtoaineiston, joka löytyy perästäpäin hakien Laskutus/Raportit/Siirtoaineisto. Kun olet muodostanut ja lähettänyt aineiston, Aineisto on silloin lähetetty Ropolle ja he jatkavat laskutuksen ja reskontran valvonnan puolestasi.
Huom. muista! ponnahdusikkunat pitää olla sallittu kulkuri sivustolla!
TÄHÄN KUVA SIIRTOAINEISTON TEKEMINEN/LÄHETYS VÄLIOTSIKON ALTA!!
Raportit
Laskutus –> Raportit, Valitse kohde, josta haluat katsoa raportin. Esim. Laskutus –> Raportit –> Siirtoerä Yhteenveto Valitse haluamasi erä, niin uusi sivu aukeaa, josta näet tiedot. Reskontrassa näet sinne siirretyt ja lähetetyt laskut. Tai jos haluat katsoa kirjanpidonlistaukset valitse Laskutus –>Raportit—>Kirjanpidonlistaukset (kuvassa) Valitse haluamasi tili, päivämäärät ym. ja paina muodosta.
Viiteaineiston ajo
Jos halua ajaa viiteajot myös Kulkuri laskutukseen j seurata reskontraa myös siinä:
- (Teemme perusasetukset puolestasi)
- Hae pankistasi viiteaineisto ja tallenna se opastamaamme kansioon (nimi riippuvainen pankistasi tai pankeistasi)
- Laskutus/Viiteaineiston Purku…. Avautuu ikkuna jossa näkyy haetut viiteaineistot (joita ei siis vielä ajettu reskontraan) …. Valitse aineisto kerrallaan ja se siirtyy yläikkunaan, jossa valitse Aloita purku.. kun ajo suoritettu, tulee reskontraan ajettu aineisto myös näkyviin! Jos useita hakuja tehty, aja loput myös, kunnes Ikkuna tyhjä Viitemaksuista.
Raportit
Laskutus/Raportit:
- Jaksovelotus yhteenveto: Näet muodostetut Siirto aineistot
- Siirtoaineis yhteenveto: Näet lähetetyt Siirto aineistot
- Reskontraluettelo: Näet Laskut Asiakas kohtaiset eriteltynä halutulta ajalta. (Jos olet ajanut viiteajot, voit seurata laskujen maksua, myös tästä Ropon seurannan rinnalla)
- Ri-sanomien purku: Näet uudet e-valtuutuksen tehneet, Ropolta haetusta aineistosta tulleet
- Siirtoaineiston palaute: Näet palautteen myös tästä Ropolle lähetetystä aineistosta
- Tuotemyynti: Tästä saat kirjanpitoon halutun jakson tuotemyyntiraportin Alv erittelyineen
Laskun tekeminen, kun käytössä ei ole Ropo-palvelua
Käytä tätä vain, jos sinulle ei käytössä Ropo-laskutuspalvelua!
Yksittäisen laskun tekeminen:
Valitse vaakavalikosta Laskutus –> Tee Lasku.
Uuden laskunumeron saat painamalla ”Laskunumero”-kohdassa oikealla olevaa harmaata painiketta +1.
Voit hakea asiakkaan painamalla ”Asiakas haku”-painiketta.
Vanhan laskun voit hakea painamalla ”Laskun haku”-painiketta.
TÄHÄN KUVA LASKUN TEKEMINEN OTSIKON ALTA!
HUOM! Kun olet hakenut haluamasi laskun ja asiakkaan, paina ylhäältä TALLENNA, ennen kuin teet muutoksia.
TÄHÄN KUVA NRO 2 LASKUTUKSEN ALTA!!!
Välilehdeltä ”Rivitiedot”, valitaan tuote ja/tai tuotteet, joka halutaan laskuttaa. Esimerkkikuvassa asiakkaalle on valittu laskutettavaksi kymppikortti. Muista tallentaa jokainen rivi erikseen.
KUVA NRO 3 LASKUTUKSEN ALTA!!
Muista tallentaa lasku! Tarvittaessa lasku voidaan tulostaa painikkeesta ”tulosta lasku”.
Kun lasku on tallennettu ja tarvittaessa tulostettu, painetaan ”Siirrä reskontraan”.
TÄHÄN KUVA KIRJANPIDON LISTAUKSET NRO 4 LASKUTUKSEN ALTA!!
Laskutuksen kirjanpitoasetukset
Kulkuri laskutuksen kirjanpitoasetukset eivät ole välttämättömiä, varsinkaan jos käytössä on Ropo palvelu. Ropo tulouttaa laskut laskutetuilla summilla, myös perinnässä olleet suoritukset, joten kirjanpidollisia tasauseriä ei tarvitse tehdä kuin poikkeustapauksissa.
Valitse Laskutus-valikosta Kirjanpito ja alavalikosta asetukset. Täytä tarvittavat perustiedot ja pankkitiedot.
TILIÖINNIN ASETUKSET 2 KPL KUVIA TÄHÄN KIITOS!
Kirjanpitotilien asetukset
Valitaan valikosta Laskutus –> Kirjanpito –> Tilit.
Kirjanpitotilejä voi hakea haku-painikkeella, tai tehdä uuden tilin valitsemalla ”uusi”. Uutta tiliä luodessa täytetään tarvittavat kentät ja lopuksi tallennetaan tili.
KIRJANPIDON TILIT KUVA TÄHÄN VIIMEISEKSI